Fonden Mariehjemmene

Kunde

Fonden Mariehjemmene

En non-profit organisation der driver 8 plejehjem og 12 botilbud i hele Danmark. De administrerer ca. 600 boliger og beskæftiger ca. 1100 ansatte. Fonden har eksisteret i mere end 60 år.

Opgaven

Skabe overblik, give adgang til valide data og spare tid

Den primære opgave er at hjælpe hjemmene med at få et bedre overblik over deres økonomiske data og indsigt i deres drift samt at minimere fejlraten og tidsforbruget i forbindelse med rapporteringsopgaven. Rammen var et ønske om at skabe overblik over driften samt at give den respektive forstander et bedre styringsværktøj

Løsningen

BI-løsning

Løsningen blev at modernisere Fonden Mariehjemmenes rapportering ved at etablere ensartede processer, og få et værktøj, som gør det muligt at sammenholde de forskellige hjems oplysninger.

Jet Reports kan samle, strukturere og vise data fra de forskellige hjem på en ensartet måde – og distribuere dem til de brugere, der har behov for informationen.

“Det bliver derfor besluttet, at Fonden skal have et værktøj, som gør det muligt at sammenholde de forskellige hjems oplysninger, så hvert hjem får et bedre overblik over deres økonomiske data og indsigt i deres drift. På den måde kan de fremover træffe beslutninger på et oplyst grundlag.”

Kundens oplevelser

Da Jan Løjmand starter som ny økonomichef i april 2021 konstaterer han, at Fonden Mariehjemmene har mange forskellige og manuelle regnskabsprocesser. Hvert hjem havde sin egen regnskabsstruktur og sin egen måde at gøre tingene på.

Rapporteringen foregik i Excel med manuel indtastning. Det resulterer i mange unøjagtigheder, og var en tidstung proces.

Derudover er der problemer med inkonsistente datafelter, forældede applikationer og manglende overholdelse af myndighedernes krav.

Dette gjorde det vanskeligt at forstå Fondens økonomiske situation, men også at få et ensartet overblik over de enkelte hjem samt for hele Fonden som helhed.

Det bliver derfor besluttet, at Fonden skal have et værktøj, som gør det muligt at sammenholde de forskellige hjems oplysninger, så hvert hjem får et bedre overblik over deres økonomiske data og indsigt i deres drift. På den måde kan de fremover træffe beslutninger på et oplyst grundlag.

Kravene til den nye løsning er derfor bl.a. :

  • Rapporteringsprocessen skal kunne automatiseres
  • Der skal etableres en konsistent datastruktur på tværs af organisationen
  • Ikke-tekniske brugere skal have mulighed for selv at hente den information, de har brug for
  • Den tid det tager at levere rapporter skal reduceres

En proces som sikrer den bedste løsning

”Gennem en iterativ proces hjalp Vektus os med at implementere et BI-værktøj. Det er utopi at tro, at du kan købe et plug-and-play BI-værktøj. Du skal kende dine forudsætninger og arbejde for at få de rigtige resultater i sidste ende,” fortæller Jan Løjmand – og fortsætter:

”Da Vektus kortlagde regnskaberne på tværs af alle 20 hjem, opdagede de, hvor forskellige processerne var i hvert hjem. Gennem hver iteration var vi i stand til at diskutere situationen, lave rettelsen og lære af den. Denne metode gjorde det muligt for os at se tingene på en ny måde.”

Overblik med nøjagtige data

”Med Jet Reports kan vi nu synligt se, hvornår tallene ændrer sig. Vi kan straks tjekke dataene bagved, foretage rettelsen og se opdateringen med de rigtige tal.

Udover synlighed af data om overskud og tab, kan medarbejderne også se balance- og pengestrømsrapporter.

Løjmand forklarer: ”Vi skal ikke længere se på 20 forskellige formater og forudsætninger for hvert hjem. Jeg kan køre én rapport i Jet Reports pr. hjem og få et hurtigt overblik, der viser den økonomiske situation ift. til budget og likviditet. Rapporten danner også grundlag for den rapportering, som vi deler ind i de respektive bestyrelser.

Resultat: Fra 1,5 dag til 10 minutter

“Nu skal vores team blot køre Jet Reports én gang for at oprette én rapport, sende den ud via e-mail, og så er de færdige. Vi har reduceret den månedlige indberetningsproces på tværs af vores plejehjem fra 1,5 dag til 10 minutter pr. hjem,” siger Jan Løjmand. “Ved at fjerne den manuelle indtastning af data i Excel med efterfølgende fejlrettelser, har vi i dag mere tid til at tænke strategisk over organisationens fremtid, og på hvordan vi kan gøre tingene bedre.”

Bestyrelsen har fået flere muligheder

Bestyrelsen får nu et ensartet værktøj, hvor de kan følge den økonomisk udvikling samt fører tilsyn med den daglige ledelse. ”Selvbetjeningen er vigtig, fordi “det giver både bestyrelse og medarbejdere mulighed for med det samme at verificere, om tallene er korrekte”. Jan Løjmand tilføjer: “Jeg ønskede et rapporteringsværktøj, hvor vores direktører og bestyrelsesmedlemmer kunne gennemgå de samme punkter i én rapport og bruge selvbetjening, hvis de ønskede at lave yderligere analyser. Det kan de nu med Jet Reports.”

Fremtidsplaner med Jet Reports

Ved at have større indsigt i driften ser Fonden Mariehjemmene frem til at lave flere prognoser, prissammenligninger og besparelsesanalyser. “Allerede her i 2022 ønsker vi at udvide brugen af Jet Reports. Vi har bl.a. planer om at definere en specifik bestyrelsesrapport, der giver et mere overordnet overblik over, om hvert plejehjem er på rette vej. Vi har heller aldrig haft mulighed for at lave prognoser før. Vi planlægger at køre prognoser og budgetter i år for første gang,” forklarer Jan Løjmand. Han afslutter: “Da vores regnskabsteam tidligere manuelt indtastede tal i Excel, var der meget fokus på, hvad der var bogført, men nu får vi mere tid til at koncentrere os om, hvorfor tallene ser ud, som de gør. Jeg har brug for, at de laver den type analyser hver dag, hvilket de kun kan gøre ved at have mere tid. Det har Jet Reports givet dem”.

Vil du vide mere om den løsning som Fonden Mariehjemmene har fået – eller skal vi hjælpe dig i gang med en mere effektiv rapporteringsløsning, så skriv til os, så ringer vi til dig.

    Dit navn

    Din e-mail

    Dit telefonnr.

    Firma

    Emne

    Din besked

    * Vi behandler dine data med respekt, og giver dem ikke videre. Du kan til hver en tid kræve dem slettet. Se vores privatlivs – og cookiepolitik. Du finder linket nederst i footeren på hjemmesiden.

    Copyright © 2022 Vektus