Har I styr på dokumentationen og gennemsigtigheden i jeres fond?
Fonde arbejder typisk under andre forhold, forudsætninger og krav end almindelige virksomheder. Det betyder, at det for mange fonde bl.a. er en udfordring at dokumentere processerne i forbindelse med både omkostningsfordelingen, viderefaktureringen og selve udbetalingen.
Det er derudover vores erfaring, at langt de fleste fonde har behov for en række konkrete værktøjer, som bl.a. kan håndtere:
- Kapitalforvaltning
- Bestyrelsesrapportering
- Kontingentopkrævning
- Statistik til bestyrelse/medlemmer
- Projektstyring
- Udbetaling
- Dokumentation
- Samspil med fagsystemer
- Selvbetjeningsløsninger
Fonden får som regel en række faste bidrag, kontingenter og indbetalinger, som skal bruges til fastsatte afgrænsede formål og /eller investeringer. Det betyder, at der skal styres stramt på bl.a. ind- og udbetalinger, så I sikrer, at de administrerede penge registreres og udbetales/bruges på de korrekte projekter, til de rigtige formål. Formålet er typisk at støtte og udvikle udvalgte områder (politik, erhverv, boliger, byggeprojekter).
Som fond skal I:
- Sikre at ansøgningerne behandles rigtigt og ens
- Sikre at der ikke bliver uddelt penge til formål, som ikke ligger inden for fondens rammer
- Sikre at fonden til enhver tid kan dokumentere sine udbetalinger
- Sikre gennemsigtighed i alle processer
- Kunne dokumentere at fondens midler er blevet udbetalt korrekt
Det betyder også, at I som fond har særlige krav til bl.a. brugerrettigheder, at der typisk er stramme godkendelsesprocedurer, som indbefatter flere personer, at I arbejder med skarpe deadlines og at I er underlagt særlige dokumentationskrav, som bl.a. betyder at transaktionssporet til enhver tid skal kunne både ses og kontrolleres.
Samtidig betyder forvaltning af penge og/eller midler fra eksterne aktører, at en central del af jeres arbejde er, at ind- og udbetalinger bliver omkostningsført på de helt rigtige projekter – i overensstemmelse med fondens vedtægter.
For mange fonde kan det være en udfordring at dokumentere processerne i forbindelse med både omkostningsfordelingen, viderefaktureringen og selve udbetalingen.
De store krav til gennemsigtighed og dokumentation giver jer sikkert en lang række praktiske udfordringer i hverdagen:
- Hvordan dokumenterer I jeres afregningsgrundlag?
- Har I opsat brugerrettigheder, så I ved, at I overholder reglerne for funktionsadskillelse?
- Kan I dokumentere processerne i forbindelse med jeres udbetaling?
- Har I overblik over, om alle har betalt deres kontingent? Til tiden?
- Kan I dokumentere processerne i forbindelse med viderefaktureringen og hvordan sikrer I, at jeres viderefakturering fordeles korrekt på de forskellige områder/projekter?
- Kan I dokumentere processerne i forbindelse med omkostningsfordelingen, og hvordan sikrer I korrekt omkostningsfordeling på de forskellige projekter?
- Hvordan styrer I timeregistreringen?
- Kan I dokumentere, at jeres afregningsgrundlag er korrekt i forhold til bl.a. medlemsantal/andel?
- Hvad med fagsystemerne? Er data fra fagsystemerne tilgængelige /synlige i jeres økonomisystem?
- Modtager I EU-midler? Har I så styr på at tidsregistreringen skal opdeles i arbejdskategorier og at godkendelsen af timesedler skal foretages af både en sagsansvarlig og en personaleleder? – EU dokumentation.
- Har I kunder/medlemmer som gerne vil kunne indberette digitalt – som ønsker digitale selvbetjeningsløsninger?
Hvilke muligheder har I?
Både markedet, virksomheders, bevillingsmodtageres og medarbejders vaner er under forandring. Vi er i langt højere grad blevet vant til selvbetjeningsløsninger. Vi er storforbruger af informationer og data, som vi henter fra mange forskellige kilder. Forandringerne omkring os sker med en hastighed, som vi ikke har set tidligere, og der er i den grad fokus på sikkerhed, p.g.a. øget IT-kriminalitet.
Det stiller helt nye krav til jeres fremtidige forretningssystem, hvis I vil kunne følge med.
Det ved de fleste godt. Men hvor starter I, og hvilke muligheder er der?
Med udgangspunkt i en Business Central løsning, som samler al information og som kan tilføres ekstra funktionalitet i form af integrerede standard forhandleruafhængige apps, er det vores erfaring at I kan imødekomme kravene.
