Implementering af Business Central Cloud – Processen
Processen frem mod en succesfuld implementering af Business Central Cloud går gennem faseopdeling, proof-of-concept, workshops og flowtests
Implementeringen af Business Central Cloud
Follow a manual added link
Indledende møde
Follow a manual added link
Proof-of-concept
Follow a manual added link
Workshops
Follow a manual added link
Test – Flowtest
Det indledende møde
Et “implementering af Business Central Cloud” – projekt starter med en overordnet, indledende snak om, hvilke områder, arbejdsgange og forretningsgange, der er vigtige for jer. Projektet inddeles i faser, så ikke alle arbejdsgange implementeres samtidig.
Faseopdelingen og prioriteringen gør det både nemmere at overskue projektet, holde øje med fremdriften og det gør at virksomheden og medarbejderne har mulighed for at følge med og lære arbejdsgangene at kende, før der introduceres nye.
Proof-of-concept (POC)
Herefter foreslår vi et Proof-of-concept (POC), som dels består af en praktisk afprøvning af udvalgte væsentlige arbejdsgange og dels en analyse, diskussion og planlægning af faserne i det egentlige implementeringsprojekt.
Et proof of concept (POC) har netop til formål at evaluere om de beslutninger, som vi tager indledningsvis, har den værdi og funktionalitet, som vi tror, de har. Det kan identificere potentielle udfordringer og barrierer på et tidligt stadie, før vi går i gang med selve implementeringsprocessen.
Afprøvning af de væsentlige arbejdsgange udføres på en Business Central Cloud løsning, indeholdende de nødvendige og/eller mulige forhandleruafhængige app’s. Desuden fastlægges det i POC, om data skal konverteres automatisk, manuelt eller om der slet ikke skal konverteres data.
Til dette formål sørger vi for et standardregnskab indeholdende den mest basale opsætning.
Den faseinddeling, som vi indledningsvis har opstillet sammen med kunden, revurderes på baggrund af de erfaringer og resultater vi får af et POC.
Efter POC starter det egentlige implementeringsprojekt, med en detaljeret projektplanlægning.
Workshops
Igennem en række workshops fastlægges den endelig prioritering af funktionsområder og arbejdsgange. Vi starter med de funktioner og arbejdsgange, som vi har prioriteret og planlagt til fase 1.
Workshopforløbet indledes med en introduktion til Business Central for alle de personer, der skal deltage på workshops. Derved fungerer workshops samtidig som uddannelse af superbrugergruppen.
Test – Flowtest
Parallelt med workshopforløbet konverteres data til Business Central og de nødvendige handelsdokumenter designes og testes.
Når de enkelte funktioner og arbejdsgange i fase 1 er klart defineret, opsat og testet, foretages en flowtest. Flowtesten sikrer, at de enkelte funktionsområder hænger sammen i et samlet system.
Når fase 1 er testet og systemet er klar til idriftsætning, foretages driftskonvertering (hvis nødvendigt) og systemet sættes i drift.
Herefter går vi videre til fase 2.
Resultatet
Ved at implementere og teste én fase ad gangen opretholdes bedre kontrol over projektets fremskridt og omkostninger.
Samtidig fremmer det bedre dokumentation, da hvert trin i processen kan dokumenteres og evalueres separat.
Med faseopdelingen har brugerne også mulighed for at vænne sig til ændringerne gradvist. Dette fører ofte til bedre accept af det endelige system og mindsker modstanden mod ændringer.
Ofte stillede spørgsmål om Business Central-implementering
Når man skal i gang med et nyt ERP-system, opstår der naturligt mange spørgsmål: Hvordan ser et typisk implementeringsforløb ud? Hvor meget skal organisationen involveres? Og hvordan sikrer vi, at løsningen fungerer i praksis – både før og efter go-live?
Her har vi samlet svar på nogle af de spørgsmål, vi oftest møder i dialogen med kunder.
1. Hvordan foregår et typisk Business Central-implementeringsforløb hos jer?
Vi starter altid med et indledende møde, hvor vi taler om jeres forretning, processer og ambitioner – ikke bare om systemet. Herefter deler vi projektet op i faser og prioriterer, hvilke områder der skal med i fase 1, 2, 3 osv.
Undervejs arbejder vi med workshops, opsætning, test og til sidst go-live. Det gør det overskueligt for både ledelsen og medarbejderne – og sikrer, at vi hele tiden får jeres virkelighed med i løsningen.
2. Hvad forventer I, at vi har på plads, før vi går i gang?
I behøver ikke have alt dokumenteret ned i mindste detalje, før vi starter. Men det hjælper, hvis I har:
- Et klart billede af, hvilke forretningsområder der er vigtigst (fx økonomi, lager, produktion).
- Afklaret hvem hos jer der kan være nøglepersoner/superbrugere.
- En fælles forståelse af, hvorfor I implementerer nyt ERP netop nu.
Resten arbejder vi os frem til sammen i de indledende møder og workshops.
3. Hvor meget bliver vores medarbejdere involveret – og drukner de i workshops?
Medarbejderne er helt centrale for, at implementeringen lykkes – men de skal ikke være i workshops hele tiden.
Vi planlægger forløbet, så de rigtige personer er med på de rigtige tidspunkter, så der er en balance mellem projekt og den daglig drift. Workshops bruges både til at forstå jeres nuværende arbejdsgange og til at designe de nye – og fungerer samtidig som træning af nøglebrugerne, så de kan bære løsningen videre i organisationen.
4. Hvad er formålet med et proof-of-concept – og har vi altid brug for det?
Et proof-of-concept (PoC) er en afgrænset “mini-løsning”, hvor vi afprøver kritiske processer eller særligt komplekse områder, før vi beslutter den endelige vej frem.
Det er især relevant, hvis I har avancerede processer (fx i produktion eller logistik), eller hvis I står over for større ændringer i arbejdsgange. I mindre, mere standardprægede projekter kan vi nogle gange springe direkte til den egentlige implementering uden et selvstændigt PoC-forløb.
5. Hvordan sikrer vi, at løsningen virker i praksis, før vi går i drift?
Inden go-live laver vi testforløb, hvor vi gennemspiller jeres vigtigste flows – fx ordre-til-fakturering, indkøb-til-lager, produktion, bogføring og rapportering.
Det sker typisk i tæt samarbejde med jeres nøglebrugere, som både tester data, processer og skærmbilleder. Målet er, at I når at opdage og rette fejl og mangler i testmiljøet – ikke først, når I står midt i hverdagens travlhed.
6. Hvad sker der efter go-live – står vi alene, eller får vi hjælp?
Når I går i drift, stopper projektet ikke dér. Vi planlægger en periode med ekstra tæt støtte, hvor vi hjælper med at løse de udfordringer, der først opdages, når systemet bruges “rigtigt” i hverdagen.
Herefter kan vi fortsætte som sparringspartner – både på løbende optimering, nye behov og videre digitalisering – så jeres løsning udvikler sig sammen med virksomheden.
Sådan kommer du i gang med Business Central Cloud
Skal du i gang med en Business Central Cloud?
Så kontakt os og få en snak om, hvordan du kommer i gang.
Hvorfor Vektus
Sådan arbejder vi
Vi arbejder på, at din investering i Business Central bliver en succes både her og nu, og på den lange bane.
